企業は、従業員を守りながら、出張費を抑えるために、これまで以上に企業出張規程を導入する必要性が出てきています。
出張規程作成のベストプラクティス
この記事では、企業の出張規程を新たに作成する場合でも、現在のニーズや人事チームや財務チームの最新情報に合わせて既存の規程を更新する場合でも使っていただける、出張規程でカバーすべきトピックをいくつか紹介します。規程の遵守は費用対効果が高いだけでなく、適切に管理された出張プログラムの明確化に役立ちます。
出張リスク管理
出張者の安全とウェルビーング（訳注：心身の健康）が注目されるようになる中、企業は出張リスク管理システムを導入する必要があります。会社の出張規程文書のセクション全体をこのトピックに割いて、出張者が安全を守るためにどのような手順を踏むべきか、また企業が注意義務を果たし、出張者を保護するために何をしているかを明確に説明することをお勧めします。
ガイドラインでは、出張規程に概説されている予約プロセスに従うことで従業員の安全をどのように確保できるか、従業員が移動中に問題が発生した場合に誰に連絡すべきか、出張中に体調を崩した場合に何をすべきか、目的地に関する最新の安全衛生勧告をどこで見つけることができるかについて触れる必要があります。
出張の予約
出張規程のこのセクションでは、従業員が出張を予約する方法-出張管理会社（またはTMC）の予約ツールまたは別の予約プラットフォームを介して行う必要があるかどうか-と、コストと目的地に関して設定するパラメーターについて説明する必要があります。
従業員がどこに向かっているのかをきちんと把握するために、一部の企業は、出張者がプロバイダーやオンライン旅行代理店に直接ではなく、企業が承認したツールを使用して出張を予約することを義務付けています。
このようにすると、ホテルのデータを含むすべての旅程の詳細が取得でき、緊急事態が発生した場合に簡単に状況を把握できます。さらに、このような出張規程があることで、TMCは完全なエンドツーエンドの出張に対してシームレスかつ積極的にサービスを提供することができます。
また、不必要な出張を防ぐために「必要な出張と不要不急の出張」を定義し、ビジネス目的での出張の許容される理由(顧客に会う目的、内部目的での出張など)を指定することもできます。
出張申請/出張前の承認
特にリスクの高い目的地への不必要な旅行を避けるもう 1 つの方法は、出張前の承認プロセスを導入することです。これには、従業員が承認者 (通常はビジネス ユニットのリーダー) に出張リクエストを送信して、各出張の適切性を確認し、出張者が予約する前に承認する必要があります。
目的地、出張日、出張の目的、推定費用(出張の手配、食事代、航空運賃、地上交通費など)など、出張申請に含めるべき関連詳細についても、必ず概説してください。
優先サプライヤー
会社が一部の旅行サプライヤー (航空会社、ホテル、レンタカー会社など) と特別法人料金を設定している場合は、出張規程で従業員に、コストを最大限に節約するためにこれらのサプライヤーに予約することが重要であることを説明してください。
そのようなサプライヤー契約を締結していなくても、従業員に、会社が承認した清掃と安全基準を満たした航空会社、ホテル、レンタカー会社でのみ予約するよう求め、衛生基準が審査されていない宿泊施設の予約を禁止する場合があります。
飛行機
出張規程では、従業員に会社の優先航空会社での予約を奨励することに加えて、プランがすぐに変更された場合に備えて、柔軟なキャンセルポリシーと返金可能な料金を提供する航空会社からのみ予約することが従業員に義務付けられる場合があります。未使用の航空会社クレジットを利用して出張費を最適化する方法に関するガイドラインも含める必要があります。
コストを抑えるために、従業員が予約できるキャビンクラスの種類に関するルールを実装することもできます。たとえば、どのような状況において、出張者がビジネスクラスを予約できますか?そして、この条件はすべての従業員に当てはまりますか、それともトップエグゼクティブだけに当てはまりますか?また、出張者はどのような場合にエコノミーではなく、プレミアエコノミーを予約できますか?
また、出張規程には、どのアメニティ(受託手荷物、機内食、機内エンターテイメントなど)がカバーされ、どのアメニティがカバーされないかを明記する必要があります。
宿泊施設
会社が安全と健康の基準を精査している優先サプライヤーに予約するよう従業員に促すことに加えて、従業員は柔軟なキャンセルポリシーを提供する宿泊施設を予約する必要があります。今日の環境では、出張計画はいつ変更されか分かりません。
また、従業員にはスタンダードルームのみを予約するように指定し、室内Wi-Fi、ルームサービス、バレーパーキング、レイトチェックアウト/アーリーチェックイン料金、ホテルのドライクリーニングなどの付随費用のうち、何が会社の費用として精算が可能であるか指定することもできます。
その他の交通機関
鉄道を選択肢のひとつとして提供する場合は、ビジネスクラスまたは通常の席、エクスプレスまたは地域鉄道等、詳しく説明してください。
また、出張者が目的地に到着した後、A地点からB地点への移動方法に関するガイドラインも用意する必要があります。リスクを軽減するために、多くの企業はタクシーやライドシェアリングサービスに移行し、公共交通機関が最も経済的で価格に優しい選択肢ではないとしても、公共交通機関を避けるよう従業員にアドバイスしています。
また、人と人との接触を最小限に抑えるために、出張者にレンタカーの使用を許可している会社もあります。レンタカーの場合は、従業員が利用できる車両のクラスと、燃料、通行料、駐車場などのその他の費用がどのようにカバーされるかを示します。
自動車保険の補償範囲に関する詳細と、出張者が事故に遭った場合の連絡先に関する情報を必ず含めてください。
旅費
旅費規程は、出張規程の一部であり、出張関連の経費に対する重要な経費管理規程の要求事項が含まれます。これらの旅費規程は、経費報告書やプロセスの合理化または自動化の機会に至るまで、出張手続きに関する多くの情報を提供します。
日当
従業員には、食事、チップ、付随費用の日当を通知する必要があります。多くの米国企業は、米国の都市や州に対して総務局が定めた日当ガイドラインと、外国に対して米国国務省が定めた日当ガイドラインに基づいています。
また、このセクションでは、顧客接待に関するガイドラインを詳しく説明することもできます。顧客と面会する際の安全上の考慮事項や会社が負担するまたはしない費用(例えばアルコール飲料)など、出張規程に含める場合があります。
出張費用の支払いと精算
出張規程のこのセクションでは、経費規程について説明する必要があります。これは、出張費の支払い方法を意味します - 一元化された法人口座、従業員自身の個人クレジットカード、またはその両方の組み合わせを通じてなどです。また、必要なフォームや領収書の種類、提出期限、精算手続きの期間など、出張者が旅費の精算のために何をどのように提出すべきかについても詳しく説明します。
また、出張規程で、出張者が規程外の選択をしたなど、払い戻されない場合について概要を説明することもできます。
結論
出張規程を強化し、明確なガイドラインを通じて企業文化を向上させるためのより良い出張プログラムと従業員の出張体験を実現するための具体的な方法について、さらに詳しく知りたいですか？
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