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出張準備のための段階的なゲームプラン#TravelReady

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ワクチンの普及による旅行需要の回復に伴い、GBTではクライアントから出張プログラムの再開方法についてのお問い合わせを受けることが増加しています。そのような問い合わせに対する私たちの返答はこちらです:出張再開のタイミングは、クライアントがいつ準備を始めるかによります。それは、今年の後半、今期の後半、それとも今月の後半でしょうか?


出張再開前の準備について企業が検討する際のサポートとして、GBTでは各段階のガイドを作成しました。


出張再開の6ヶ月以上前


まずは、出張や直接会って行う会議の再開を歓迎するプロジェクト計画を立てることから始めましょう。このプロセスでは、危機管理、サプライヤー、予算、出張者の安全とウェルビーイング(福利厚生)などに関する重要なマイルストーンを計画します。


次に、関係するステークホルダーを定義します。人事、法務、セキュリティ、財務、経営陣など、パンデミック時に出張プログラムの決定に影響を与えたチームの代表者と既に関係を構築していたり委員会を設立している場合は、ここでの人選は明らかでしょう。健康パスポートや渡航制限など、今後の新たな現実を乗り越えるためには、引き続き彼らとのパートナーシップを頼りにしてください。また、出張管理会社(TMC)も、複雑な状況をうまく対応するのに役立つでしょう。


また、別のことを議題に加えることもできます:企業の価値観に沿った、より良い出張管理プログラムを構築することです。出張の再開は、持続可能性の目標や包摂性(訳注:従業員がすべて平等に参画の機会を与えられていること)の取り組みを織り交ぜて紹介する絶好の機会です。


まだ始めていないのであれば、従業員が出張を再開することについてどのように感じているかを把握することから始めましょう。出張の多い従業員に直接話を聞いて、出張を再開したい気持ちや懸念事項を把握したり、人事部の協力を得て、より多くの出張者の気持ちを把握するためのアンケートを実施したりするとよいでしょう。


また、移行を円滑に進めるために、コミュニケーション戦略と研修計画を策定する時期でもあります。従業員の安全を確保するための取り組み、従業員が従うべき新しい規程(出張前の承認プロセスなど)、利用可能なツールや情報源、出張関連の質問や問題が発生した場合に支援を依頼する先などを知らせるメッセージ案を作成するとよいでしょう。出張前、出張中、出張後のコミュニケーションを強化することで、従業員は安心して出張を再開できるようになります。


出張再開の3ヶ月以上前


従業員へのアンケートを実施した結果、出張を再開したいと思っている人もいれば、まだ躊躇している人もいることが分かるかもしれません。このようなフィードバックをもとに、出張や対面会議の再開が従業員にどのような影響を与えるかを確認するため、出張者のリスク分析を作成し、不安を感じている従業員の懸念を軽減するための戦略を考えます。


すでにCOVID-19に対応した出張規程を作成し、新しいプロセスや手順について従業員に案内しているかもしれませんが、新たなサプライヤーの変更や政府の規制など、プログラムに影響を与える可能性のある最近の動きを考慮に入れているかどうか、もう一度確認してみてください。また、当社のTravel Vitals™サイトも情報収集にお役立てください。


COVID-19対応の出張規程でカバーすべき重要なガイドラインは、こちらです:何をもって「許容可能な」出張とするか、誰が出張できるか(つまりワクチン接種を受けた人のみ?)、実施されている安全対策、出張者のウェルネス(訳注:心と体の健康)、持続可能性、包摂性の目標をサポートするために採用された新しいガイドラインです。


また、パンデミック以降に導入された出張前承認システムのプロセスについても、出張リクエストに対する承認基準を含めて明記しておきます。


規程の最終ドラフトを作成する前に、頻繁に出張に出かける人やチームリーダーに変更点を確認し、修正案がないかどうかを確認するとよいでしょう。


旅行業界内では様々な変化が起きているため、この時点で優先サプライヤーに連絡を取り、出張者を受け入れる準備ができているかどうかを確認する必要があります。ホテルは新しい経営陣になったり、完全に閉鎖されたりしているかもしれませんし、航空会社は会社で一番多い渡航先に影響を与えるルートを変更しているかもしれません。もし大きな問題があれば、調達チームと協力して別の解決策を見つけ、その変更を出張者に伝えるようにしてください。


出張再開の1か月前


再開の1か月前には、スムーズな移行を促進するために、すべてのプログラム要素をテストすることに集中しましょう。新しいツールやシステムが導入された場合は、スイッチを入れたときに混乱が生じないように、それらがうまく動作しているかどうかを確認する必要があります。


オンライン予約ツールが正しく動作しているかどうかを確認しましょう。予約のシミュレーションを行い、正しいコンテンツが表示されているか、ツールに搭載したプッシュ通知が正しい画面に表示されているかを確認するとよいでしょう。出張前の承認ツールをテストして、承認者が申請を受け取り、アクションを起こせることを確認しましょう。


協力企業にも十分な準備をしてもらうために、TMCやその他のサプライヤーにも、プログラムの再開計画や、知っておくべきプログラムの変更点を伝えておきましょう。そうすることで、サプライヤーはキャパシティプランニング(訳注:日々変化する需要を満たすために企業が必要とする経営資源を決定するプロセス)を行い、お客様をお迎えする準備を整えることができます。


この段階で、従業員にもプログラム再開のお知らせをします。人事部は、出張者や直接会って行うミーティングの再開までのカウントダウンについて従業員に知らせる全社的なアナウンスを行い、それに続く形で、重要な規程変更や出張者が利用できる情報源に焦点を当てたメールを送付するとよいでしょう。


このような発表がなされると、再び出張する可能性のある人たちから質問や懸念のメールが殺到する可能性があります。そこで、このような問い合わせに対応する委員会を事前に設置し、従業員がどこに相談すればよいかを知らせておくとよいでしょう。この委員会は、人事部と出張管理部門の代表者に加えて、同僚へのアンバサダー的な役割を担える出張頻度の高い従業員で構成するとよいでしょう。移行準備に役立つ研修ガイドや出張関連の資料も、この段階で準備し、完成しておく必要があります。


従業員が安全に出張を再開するための最善のアドバイスをまとめた「Pro Tipガイド」を共有しても良いでしょう。
(以下、日本語版もぜひご参照ください)
Ready to Go Traveler Tips 一般的な安全対策
Ready to Go Traveler Tips タッチレス(非接触)の旅で安全を守る方法
Ready to Go Traveler Tips 空港で安全を守る方法



出張準備完了


プログラムの離陸の準備が整いました。出張者がパンデミック後初めての出張を許可された時、コミュニケーションと研修が重要になります。


まず、メール、イントラネット、タウンホールなどを通じて、出張の再開を知らせる全社的なアナウンスを行います。出張者が利用できる情報源について詳細に説明し、規程の変更に関する研修を行い、どのような種類の出張が可能か、予約プロセスに関する新しい手順についてガイダンスを提供します。さらに重要なポイントをまとめたメールや社内ブログを作成し、フォローアップします。


旅行業界で起こった様々な変化によって、出張の再開がスムーズにいかない場合、出張者はあらゆるサポートを必要とします。このような場合には、出張者の質問や必然的に発生する問題に対応するための専門部署を組織することをお勧めします。


また、パンデミック後に頻繁に出張した人は、動画や社内ブログで経験したことやヒントを共有することで、他の出張者をサポートすることができます。


TMCもまた、出張者が予約を決定する際の指針となったり、目的地特有の渡航注意事項や必要要件を知らせたりするサポートシステムとしても機能します。この機会に、出張者にTMCの出張者ケアチームの連絡先やチャットサポートに関する情報を提供し、予約時や出張中に助けが必要なときに利用できるようにしておくとよいでしょう。


TMCは、従業員が出張を再開する際に役立つさまざまな情報源を持っているでしょう。実際、私たちは「#TravelReady」というサイトを立ち上げ、出張者が自信を持って計画や準備を行うための最新の渡航情報、ガイド、ヒントなどにアクセスできるようにしています。このサイトは、トラベルマネジャー(出張管理者)やトラベルアレンジャー(出張予約者)にとっても貴重な情報源となりますので、ぜひご活用ください。


また、GBTでは、まだ出張再開の準備が完了していない企業に向けて、出張プログラムを再構築するための「Getting TravelReady」というウェビナーを配信しています。講師は、グローバルビジネスコンサルティングチームのシニアコンサルタントであるマット・バーネットと、アカウントディベロップメントのマネージャーであるポール・マクドナーが務めています。


視聴はこちら(英語)から。


この文章は翻訳です。原文(英語)をご覧になりたい場合は、こちらをクリックください。


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