この記事では、トラベルマネージャー（出張管理者）の職務内容を解説します。
トラベルマネージャーは、企業のトラベルプログラムの成功において重要な役割を果たします。しかし、彼らの仕事の範囲は、単なる航空券の予約、ホテルの予約、レンタカーの予約をはるかに超えています。トラベルマネージャーは、企業の多くの、あるいはすべての関係者と連携しながら、出張プログラムによってビジネス目標をサポートし、企業文化に合わせ、出張者を満足させ人材を定着させるなど、多くのことを行っています。
トラベルマネージャーは企業の出張規程を監督・管理し、慣習的に出張経費管理、ベンダーやパートナー契約の主導、出張者のニーズのモニタリング、コスト削減の特定を担当しています。彼らの仕事にはプロキュアメントや、キャンセルされた出張の返金を得るために外部パートナーと協力することも含まれます。これらすべてをマスターするには何年もの経験が必要です。トラベルマネジメント会社(TMC)と連携し、トラベルマネージャーはあなたのビジネスや出張者のニーズに合った出張プログラムや規程を管理します。
効果的なビジネストラベルプログラムを定義し実施することは簡単なことではありません。ビジネスの要件は急速に変化し、出張プログラムも同様に迅速に適応しなければなりません。出張の環境は予期せぬ変化が起こり得るため、トラベルマネージャーは企業の対応を迅速化しリスクを守るために積極的に出張規程を整備する必要があります。効果的な出張プログラムは以下の基盤の上に築かれます:
明確に定義された出張規程と手続き
使いやすい出張管理ツールとテクノロジー
出張者の安全とリス管理ツール
出張最適化プログラム
トラベルマネージャーは様々な関係者と協力し、基盤を築き、主導します。
出張規程と手続きの定義
明確に定義された出張規程や手続きは、コストを抑え、出張者の健康を促進するのに役立ちます。規程の定義の一貫性と実施が鍵となります。出張はビジネスの目的に結びついているため、レジャー旅行を予約する際には見えない規程やルールが存在します。
例えば、企業がホテルやレンタカーの優先業者を選定している場合もあります。出張、宿泊、日当の制限は特定の地域や国ごとに定義でき、世界の文化的差異も考慮に入れることができます。注意義務規程は、出張規程を決定する際に特に重要な項目です。
これらすべてにより、企業はコストを管理し、投資収益率を測定し、出張者の安全を守ることができます。例えば、NASDAQは出張規程を熟慮し、出張者の体験と収益に利益をもたらす方針やプロセスの変更を主導することの利点を発見しました。
これらすべての動く要素を管理するのがトラベルマネージャーの役割です。また、多くの企業がAmex GBTのようなTMCと連携している理由でもあります。適切なTMCを選ぶことは、出張プログラムの成功にとって非常に重要です。出張手配から出張規程の細かい調整まで、あらゆる管理を簡単にしてくれる予約ツールと技術を持つパートナーが必要でしょう。TMCは旅行業界のリーダーであり、すべての出張で最良の料金や割引を交渉できるべきです。
テクノロジーを活用してより良い出張体験を創出する
出張予約の体験全体がテクノロジーによって大きく変わりました。従業員も消費者であり、出張においてもレジャー旅行と同じようにシームレスで使いやすい体験を期待しています。出張プログラムは、彼らが望む形でサービスを提供しなければなりません。
ウェブ上で予約したい人もいれば、スマホを数回タップするだけで出張を予約したい人もいます。誰かに電話をして対応してもらいたい人もいます。従業員に提供する予約ツールは、彼らの期待や必要要件を満たす必要があります。
また、出張者の期待を満たしつつ、トラベルマネージャーは、企業の出張プログラムのコンプライアンスも管理します。今日のトラベルマネージャーは、出張者のニーズとビジネスのニーズの両方を満たすバランスを取らなければなりません。
幸いなことに、それを可能にする技術が存在します。非常に目立つアプリやウェブサイトを超えて、人工知能(AI)などの技術は、出張者が自分の好みに合った最良の選択をしながら、規程に従うことを容易にしています。Amex GBTの顧客は、知らずしらずのうちに毎日AIを使っています。最新の旅行技術のいくつかが、体験やコンプライアンス向上のために裏で機能しています。
出張者の安全とリスク管理
トラベルマネージャーとして、あなたは出張者のウェルビーング（心と体の健康）に責任を負います。これは注意義務の法的原則の定義に該当します。企業は、出張を含むすべての事業機能において安全とセキュリティ対策を実施することが法的に義務付けられています。
従業員が出張する際、事業側はその従業員の責任を負います。あなたの企業の従業員がどこにいるのか、どのような状況なのか、助けが必要なのか、把握する必要があります。
トラベルマネージャーは、問題を予測したり、緊急時に出張者に連絡し、位置を特定したりできるビジネストラベルツールを必要としています。多くの企業は、出張プログラム戦略の重要な要素として注意義務を優先しています。
危機管理はトラベルマネージャーにとって極めて重要な業務です。出張者が移動中の際、彼らのサポートをすることは、トラベルマネージャーの重要な仕事の一つです。緊急時には、出張者の居場所を把握し、安全な場所へと導く必要があります。Amex GBTのプラットフォームのいずれかで予約すると、Traveler Trackerでその場所にアクセスできます。
出張プログラムの最適化
トラベルマネージャーは、コスト削減、レポート、注意義務、経費管理を通じて、出張プログラムを最適化することにより、企業に価値をもたらします。彼らは出張がもたらす利点を主張することが期待されています。出張が競争優位性、収益、従業員定着にどれほど効果的であるかを十分に理解し、その価値を示す必要があります。
Amex GBTは、トラベルマネージャーがコスト削減やROIを実証するための分析ツールを提供する多様な出張・経費プラットフォームを提供しています。例えばEgenciaのAnalytics Studioは、トラベルマネージャーにプログラムを分析しコスト削減を図ることができる強力な掘り下げ機能を備えた視覚的なダッシュボードを提供します。企業は出張者のデータから実用的なインサイトを得ることができると同時に、出張者は自分のニーズに合ったシンプルな予約体験を享受できます。
企業のトラベルマネージャーが出張をリードします
出張は企業文化や収益に直接影響します。トラベルマネージャーは、このような目的達成のためにプログラムを主導するのです。
規程や手続きの管理、適切なTMCの選定に至るまで、企業のトラベルマネージャーは成功する企業組織構築において重要な役割を果たします。
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