人事 (HR) の専門家の方は、前向きな企業文化が従業員間のつながりとモチベーションを促進することに気付くでしょう。従業員が自分の企業に信頼感を持つことで、企業のミッションとつながり、生産性が向上します。


強力な文化は、優秀な人材を引き付け、定着させるためにも重要です。人材経営協会の 2024 年グローバル職場文化レポートによると、職場文化は一貫して仕事の満足度と仕事の忠誠心に関連しています。世界中の回答者のうち、新しい仕事の機会を探しているのは、良好または優れた職場文化の15%にすぎません。


柔軟なものであれ、厳格なものであれ、企業の出張および経費プロセスは、企業文化の形成に大きな影響を与え、更に強化することができます。従業員の経費や出張の手配に対処するためのベストプラクティスを見直すことは、忠誠心の強い従業員を維持するために重要であり、企業の収益にプラスの影響を与える可能性があります。


出張における課題は変化しています


近年、地政学的な不安定性と経済的不確実性の潜在的な影響により、一部の企業は経費管理と出張についての見直しを行っています。


積極的な人事担当者は、コスト削減が従業員のウェルビーング（訳注：心身の健康）を損なわないように、会社の支出文化に目を向けています。出張と経費の管理は、従業員の生産性、忠誠心、定着率を高めるために、コスト重視ではなく、出張者重視にする必要があります。


承認プロセス簡素化して出張者の満足度を向上


出張の事前承認は、より良い監視体制に貢献しますが、プロセスが複雑すぎると従業員はストレスがたまる可能性があります。会社の承認プロセスが複雑すぎる場合は、アップデートの時期が来ているのかも知れません。


考慮すべき変数は数多くあり、レンタカー、航空運賃、ホテルの部屋に関する推奨される選択肢は常に変化しています。そのため、承認設定は、経済や出張環境の変化に合わせて進化する必要があります。


ここで考慮すべき基本的な要件をいくつか示します。


目的地に基づく航空券の価格帯
一泊あたりの宿泊費の上限額
ビジネスクラスまたはファーストクラスのアップグレード権限
事前に予約する最低日数
出張目的の種類


ベストプラクティスとして、人事と出張管理者は、出張者に表示される承認要件を柔軟に設定すると良いでしょう。


出張予約ツールでは、承認設定を管理して、出張者が業界、企業規模、出張者数、場所、予算に基づいて推奨される選択肢を表示することができます。


また、さまざまなタイプの出張者に合わせて、承認設定をカスタマイズすることもできます。たとえば、経営幹部は、出張申請が必要ない場合もあります。


従業員が自分で出張予約できるようにする


出張の自主性を求める従業員が増えており、従来の旅行代理店を利用したり、出張の予約を外部の組織に頼ったりすることから移行しています。多くの場合、管理チームは、出張旅程を細かく管理するのではなく、より価値の高いタスクに時間を費やしたいと考えています。


企業の指定する予約ツールを通じて承認ワークフローを自動化することは、企業と出張者双方にとって利益があります。


これにより、従業員は自由に自分で予約できると同時に、企業は出張予約を可視化できます。


プロセスを合理化することで、管理チームは出張予約をする必要がなくなり、時間を節約できます。代わりに、クリックするだけで予約を承認することのできる通知が届きます。


一元化された予約ツールによる承認プロセスの統合は簡単です。また、管理チームは、旅程をメールで送信したり、紛失した領収書を探したり、承認をやり取りしたりする必要がなくなります。


経費管理ソリューションの自動化


紙の経費報告書、手作業による精算プロセス、クレジットカードの使用に関する混乱がなくなることで、企業文化の健全性に想像以上に大きな影響を与える可能性があります。


経費精算がシームレスであれば、従業員の生産性が向上します。ビジネスで使った費用を精算する代わりに、会社の重要なタスクに集中する時間が増えます。


出張と経費規程を統合し、従業員の意思決定を導き、予約ツール内で旅費を把握できるようになると、これはゲームチェンジャーです。


適切なツールを使用すると、出張者は旅程に領収書を添付することで、携帯電話で出張費を把握できます。次に、マネージャーがワンクリックで承認できる経費精算書を提出できます。オフライン、オンライン、カスタムデータなど、すべてのデータを経費管理システムに渡して、シンプルで合理化された払い戻しプロセスを実現できます。


会社の出張規程に関与し続ける


人事チームは、会社の出張規程を定期的に見直して、出張者の進化するニーズに対応していることを確認する必要があります。


人事リーダーは、出張管理者を含む従業員が規程のアップデートをする際にサポート役として重要な役割を果たすことができます。人事の専門家として、従業員が期待することや、出張者が出張に自分の時間を追加できるかどうかなど、出張規程に関する決定が従業員にどのような影響を与えるかなど、出張管理者がよりよく理解できるようにサポートできます。


出張者のウェルビーングの重要性について上級意思決定者を指導するスキルは、出張規程がコスト削減の圧力によって影響を受ける場合に非常に重要です。従業員が出張中も快適に過ごせるように、精算可能な費用と日当の金額を見直しすることをお勧めします。


おすすめの方法の 1 つは、同僚が出張についてコミュニケーションをとるための内部チャネルを設定することです。これらのチャネルでは、出張に関するヒントやコツ、懸念事項、経験を共有できます。受け取ったフィードバックは、従業員のウェルビーングと規程による制限のバランスをとることの重要性を示すために、社内の関係者に提示することができます。


企業全体を支援する


出張費はあらゆるビジネスの運営に不可欠な部分であり、企業文化全体に貢献します。人事担当者は、有意義な出張プログラムとシームレスな経費管理プロセスを促進するために、適切なツール、プロセス、システムに投資する必要があります。


American Express Global Business Travel は、あらゆる規模の企業が出張、会議、イベント、経費管理のニーズを管理できるよう支援するソフトウェアおよびサービス会社です。出張中の従業員や出張管理者、財務チームまで、全従業員の満足度を高め、忠誠心を維持する方法についてご連絡ください。


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