初期頃の旅行者は、すでに探検され記録されている地域のみを反映した地図を頼りにしていました。 当時の地図はしばしば神話上の怪物の絵を使って、未知の場所に行くことの危険を示していました。それは古代の旅行リスク評価と考えることもできるでしょう。


現代の出張者は怪物を恐れることはないかもしれませんが、以下のような非常に現実的な潜在的リスクに直面しています：


自然災害
労働ストライキ
内乱
公衆衛生上の緊急事態
交通機関の混乱
公衆衛生上の危機（訳注：医療崩壊など長期的なもの）


上記やその他の問題は、出張中の従業員の心と体の健康に悪影響を与える可能性があります。 従業員を守ることは、企業のレジリエンス（訳注：危機やストレス、トラブルをうまく乗り越える力）を守ることでもあるのです。 だからこそ、出張リスク管理は必要不可欠なのです。


このブログでは、出張リスク評価とは何か、そして出張管理者が出張者の健康を優先する効果的なプログラムを構築する方法について説明します。


出張リスクとは?


出張リスクには、政情不安など、全体に影響するものがあります。その他には、ハリケーンや交通運輸労働者のストライキなど、特定の出来事に起因するものもあります。また、ワクチン接種が必要な感染症など、出張者のリスクもより個別化されています。また、出張者に持病がある場合など、出張先の環境条件も出張者に影響を与える可能性があります。


出張リスクマネジメントとは?


出張リスク管理は、出張関連のリスクから従業員を保護するための、積極的で一貫性のあるエンドツーエンドのアプローチです。


それは、従業員が企業を代表して出張する際に、従業員の安全を確保するための注意義務を実践するために、事前に準備された方法に従って行われるものです。リスクを軽減し、必要に応じて企業側が行動を起こす計画があることを知ることは、従業員が出張する際に、安心感を与えることができます。


出張者のウェルビーイング（訳注：心身の健康）を優先する方法をご覧ください。


出張リスク評価とは何ですか?


出張リスク評価は、出張者が出張中に直面する可能性のある潜在的なリスクを詳細に分析することです。これは、出張者がトラブルを回避し、安全に帰宅できるようにするための出張リスク管理規程と運用計画の基礎となります。


出張リスク評価プログラムの構築方法


潜在的な出張リスクを綿密に考察する


まず、典型的な国内および海外について考えてみましょう。あなたの企業の出張者は過去にどのような場所に出張しましたか?たとえば、金融業界の場合は、ロンドンやニューヨーク市などの主要な金融センターのリスクを考慮してください。グローバルなメーカーですか?その場合は、工場の位置をマッピングします。定期的にサービスを提供する主要な顧客はいますか?これらのデータはすべて、出張管理会社(TMC)が提供できるはずです。


出張規程を適宜調整する


トラベルマネージャーや、人事部や上級管理職などの出張管理に関係する方は、リスクを軽減するために既存の出張規程を見直す必要があります。おそらく、特定の状況下や特定の目的地への出張者を制限する必要があるでしょう。一部の出張に関しては、ビジネスにとってどれほど重要であるかを評価するために、追加の承認層が必要かもしれません。一部の都市では、不安を避けるために、人々がダウンタウンエリアに入らないように、規程内とされる宿泊施設の範囲を広げる必要があるかもしれません。


いずれにせよ、出張規程をリスクに応じて修正し、最新のリスクを出張者に伝えることが重要です。


懸念事項や新規程を出張者に伝える


これらの多くは予約ツールに組み込むことができるため、出張者が出張計画を開始するときに警告を受けることができます。その他、規程変更の可視性を高める方法として、変更の理論的根拠をしっかりと説明している簡単なプレゼンテーションを行うことが考えられます。


注:トラベルマネージャーは、渡航リスクが状況に応じて変化することを認識する必要があります。リスクレベルは高まることもあれば落ち着くこともあります。主要な目的地は、一年の大半は安全かもしれませんが、その後、渡航リスクが一気に変わる自然災害に直面する可能性もあります。常に最新の情報を得るには、評価プロセスを確立する必要があります。これには、規程の変更に関するコミュニケーションプランや、サポートを必要としている出張者を支援するための渡航アドバイスやヒントを提供することなどが含まれます。


出張管理会社によるリスク管理プログラムの強化


出張リスク管理の主なルールの1つは、Amex GBTのような単一の出張管理会社を通じて出張予約を一元化することです。


これにより、危機が発生した場合に従業員を特定するための連絡先が一つになります。また、本格的な危機的状況では、出張管理会社は、人々が安全に帰宅できるように、導入するリソースを大幅に増やします。たとえば、Egencia Travel Trackerは、状況が発生したときに出張者がどこにいるかを知らせることが可能です。


Egencia™のオンラインポータルとモバイルアプリは、予約プロセスに規程を実装できます。規程は簡単にアップデートできるので、特定の出張に対して拡張された承認ループをプログラムできます。また、状況に応じて、一部の目的地を一時的にブロックすることができます。


Egencia モバイル アプリは、別の渡航リスク管理ツールを提供します。出張者に影響を与える可能性のあるニュース速報を出張者に通知できるため、出張者はすぐに手配を開始できます。また、特定の目的地について注視すべきヒントやアラートもお届けします。


出張リスク評価は終わりのないプロセスです。当社は出張者が現代のドラゴンやクラーケンを避けるために、様々なリスクを事前に発見するお手伝いをします。


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