提携する出張管理会社（トラベルマネジメント会社またはTMC）を選ぶ際、コストが安そうなところを選びたくなるものです。しかし、 A社の料金がB社の料金より安いからといって、最終的にお客様の出張費を最も削減できる、あるいは最高の価値を提供できるわけではありません。GBTが新たに発表した白書『出張管理プログラムを最大限活用する方法』でも説明しているように、TMCが提供できるもの全体を見た場合、他の要素も関係してきます。例えば、出張者のケアやサプライヤーとの交渉などをどの程度代行できるかなどです。


TMCを比較する際には、すべてのテクノロジーとサービスが、自社にとってどのような価値をもたらすのか理解することが重要です。ここでは、TMCが自社に適しているかどうかを判断する際に、考慮すべき点をいくつかご紹介します。


どのような予約サポートが提供可能か？


オンライン予約ツールからしか予約できないのか、それとも電話やチャットなど他の予約手段もあるのか？という点は非常に重要です。出張の予約と管理を行う単一のプラットフォームは、当初は魅力的に見えるかもしれませんが、フライトの遅延やキャンセルによるストレスがあまりにも一般的になっている今日、リアルタイムでサポートしてもらえる予約変更サービスも必要です。 TMCが使いやすいオンライン予約ツールを提供したとしても、オフラインのサービスを提供しない場合、出張者が営業時間外に予約をキャンセルまたは変更する必要が生じた時、他の立ち往生した旅行者と同じように、出張者が航空会社に直接電話しなければならない事態が発生することを想像してみてください。


予約プロセスはどのようなものか？


出張者に満足してもらうためには、出張者の好みに合わせた予約方法を幅広く用意しておきたいものです。企業向け予約ツールの中には、レジャー向け旅行サイトにあるようなアメニティの詳細を掲載しているものもあり、休暇を計画するときと同じように予約プロセスを楽しんでもらうことができます。また、特別な割引や特典を提供するツールを探すことで、出張者が出張プログラムの規程に従って予約する動機付けとなります。例えば、出張者がホテルを予約する場合、すでにお得な料金に、駐車場の無料サービスや当日キャンセルが含まれているかどうかなどです。


顧客サービスは非常時でも対応可能かどうか？


出張は常にシームレス（訳注：途切れることなくスムーズ）であると考えたいものです。出張の予約をし、飛行機に乗り、ミーティングに向かい、何事もなく一日を過ごす－そうであってほしいと願っています。しかし実際には、今日の出張はもっと複雑になっています。安全衛生上の制約や予期せぬリスク要因により、リアルタイムでのサポートがますます必要となっています。


世界各地でフライトがキャンセルされ、帰宅の方法を探す必要がある場合、出張者はリアルタイムで予約担当者との通話やチャットを望むでしょう。また、複雑な予約内容や、出張中にPCR検査で陽性となった場合に起こる問題、今日の出張の複雑さから生じる問合せなどに対応できる経験豊富な専門家チームが必要となるでしょう。


大規模な混乱に対処するための十分な対応策を備えているか？


TMCの真価が問われるのは、大規模な混乱が発生した際、危機管理対応（IMR）計画をどれだけ実行できるかという点です。IMRは、出張者がどこにいても安全に帰宅でき、データが保護され、管理者側が一貫して変わらないサービスを受けられるよう、グローバルなフレームワークに基づいて構築されている必要があります。TMCを選定する過程で、TMCにIMR計画や、パンデミック時にその計画をどのように実行したか事例について質問してみてください。


業界内にどのような提携先があるか？


TMCは、旅行関連のサプライヤーとの契約を持っているでしょうか？契約があれば、TMCは会議の場所から航空券、ホテル、レンタカーに至るまで、特別な料金やキャンセル規程、利用条件をクライアントに利用してもらうことができます。TMCがグローバルなコネクションを持っていればいるほど、クライアントのメリットは大きくなります。


どのような経験や実績があるか？


TMCを評価する際には、（彼らが持っている）経験が重要です。TMCのコネクションの多くは、この業界における長年の経験によって培ったものである可能性が高いのです。旅行業界の浮き沈みを乗り越えて長く続いてきた企業は、状況の変化に応じて企業の出張管理を継続するのに役立ちます。これは、出張を始めたばかりで、ノウハウやリソースが不足している企業にとって、非常に大きな意味を持ちます。


提案は進化するクライアントの必要性に応じられる柔軟な設計になっているか？


どの企業も全く同じではありませんから、同じソリューションがどの業界のどの企業にも通用するとは限りません。優れたTMCの証は、様々な複雑さを持つ複数のサービスを提供し、クライアントのニーズに対応できることです。例えば、貴社の製品やサービスが国外で普及し始めているのであれば、当然ながら世界展開をサポートするトラベルソリューションが必要です。クライアントの必要性に応じて追加できるソリューションがあるかどうかをTMCに確認してください。今はまだリスク情報は貴社にとって優先順位が低いかもしれませんが、将来的には必要となる可能性があります。貴社がグローバル化（訳注：海外出張を増やす）した際にはより強固なリスク管理技術を追加したり、必要に応じてソリューションを縮小したりする選択肢があることが望ましいのです。


下の画像をクリックいただくと、アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル（GBT) が発表した白書「出張管理プログラムを最大限活用する方法」の一部を抜粋・翻訳したものをご覧いただくことができます。
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