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企業の出張規程で必ずカバーしておきたい項目とは?

企業の出張規程で必ずカバーしておきたい項目とは?2.jpg従業員の安全及びコスト管理の観点から、これまで以上に企業は出張規程の導入を必要としています。規程を最初から作成する場合、もしくは現在の状況に合わせて部分的に改正する場合のどちらの場合においても、出張に関するガイドラインでカバーすべき項目は以下の通りです。


出張の危機管理


旅行者の安全と健康が最重要視されている現在の状況下において、企業は出張の危機管理体制をきちんと整備しておく必要があります。出張規程の1セクションすべてをこの内容に充て、出張者が自分の安全を守るためにどのようなステップを踏むべきか、また会社が出張者を守るためにどのようなことをしているのかを明確に説明することをお勧めします。ガイドラインでは、規程に沿った予約することで出張者がどのように安全を確保できるか、出張中に問題が発生した場合に従業員は誰に連絡すべきか、出張中に体調を崩した場合はどうすべきか、出張先に関する最新の安全と健康に関する情報はどこで入手できるかなどについて触れておきましょう。


予約


予約の項目では、出張の予約方法について説明する必要があります。旅行管理会社(TMC)の予約ツールを使用するか、他のプラットフォームを使用するかだけでなく、費用や目的地に関して設定している制限事項についても説明します。


従業員の行き先をより詳細に把握するために、サプライヤーやオンライン旅行代理店に直接予約するのではなく、会社が承認したツールを使って予約することを義務付ける方針に移行している企業もあります。こうすることで、宿泊先のデータを含む旅程の詳細がすべて記録され、緊急時に簡単に出張者の居場所を確認することができます。さらに、このような規程を設けることで、TMCは出発前から帰宅後まで一貫した出張サービスをシームレスかつプロアクティブに提供することができます。


また、不必要な出張を防ぐために、「必要な出張」と「不必要な出張」を定義し、許容できる出張理由(顧客面談のための出張vs社内会議用の出張など)を明記するのもよいでしょう。


出張申請/出張前の承認


不必要な出張、特にリスクの高い目的地への出張を避けるもう一つの方法は、出張前承認プロセスを導入することです。このプロセスでは、社員が出張申請書を承認者(通常はビジネスユニットのリーダー)に提出し、承認者は、出張者が予約をする前に、各出張の適切性を確認して署名します。目的地、出張期間、出張の目的、見積もり費用など、出張申請を上げる際に出張者が記載すべき項目についても必ず規程に含めるようにしましょう。


優先サプライヤー


会社が特定のサプライヤー(航空会社、ホテル、レンタカー会社など)と特別なコーポレートレートを設定している場合は、出張規程内で説明し、コスト削減を最大化するためには優先サプライヤーを予約することが不可欠であることを伝えます。


そのような契約を結んでいない場合でも、会社が承認した清掃・安全基準を満たす航空会社、ホテル、レンタカー会社のみを予約することを従業員に求め、衛生基準が確認されていない宿泊施設に予約することを禁止するのがよいでしょう。


航空


指定航空会社の利用推奨に加えて、プランが急遽変更になった際、柔軟なキャンセルポリシーや払い戻し可能な料金を提供している旅行会社経由でのみ予約することを従業員に義務付けることもできます。また、航空会社の未使用のクレジット(訳注:航空券をキャンセルした場合に航空会社から提供されるバウチャーやクーポンなど)を活用して支出を最適化する方法についてもガイドラインに記載すると良いでしょう。


コストを抑えるために、従業員が予約できるキャビンクラスの種類を規定することもできます。例えば、どのような場合にビジネスクラスを予約することができるのか。ビジネスクラスを予約できるのは、すべての出張者か、それともトップエグゼクティブに限られるのか。また、どのような場合にエコノミーでなく、プレミアムエコノミーを予約できるのか、などです。


また、どのようなアメニティ(預け入れ荷物、食事、機内エンターテイメントなど)が会社の費用でカバーされるのか(またはされないのか)についても規程に明記する必要があります。


宿泊施設


安全と健康に関する基準を会社で確認している優先サプライヤーであることに加えて、柔軟なキャンセルポリシーを提供する宿泊施設を出張者は予約するべきです。今日の環境において、出張計画は急に変更されることがあります。


また、従業員はスタンダードルームのみを予約することし、室内のWi-Fi、ルームサービス、バレーパーキング、レイトチェックアウト/アーリーチェックインの料金、ホテルのドライクリーニングなどの付随的な支出については、どの項目が会社の費用でカバーされるかを明記しておくとよいでしょう。


その他の交通手段


鉄道の利用を選択肢に含める場合は、ビジネスクラスもしくはスタンダードクラス、特急もしくは急行、どちらを予約できるかを明確にします。


また、出張者が目的地に到着した後、A地点からB地点までどのように移動すべきかについてもガイドラインを設けておく必要があります。リスクを減らすため、最も経済的な選択肢でないとしても、多くの企業はタクシーやライドシェアサービス利用にシフトしてきており、また公共交通機関を避けるよう従業員にアドバイスしています。


人と人との接触を最小限にするために、レンタカーの利用を許可している企業もあります。従業員が利用できるレンタカーのクラスと、燃料費、通行料、駐車場代などのその他の支出がどのようにカバーされるかを明示しましょう。また、自動車保険の補償範囲や、出張者が事故に遭った場合の連絡先なども必ず記載しましょう。


パーディエム(日当)


規程の中では、食事代、チップ、付随的な費用などに使う従業員の1日の支給額(パーディエムまたは日当)を知らせておく必要があります。多くの米国企業は、米国の都市や州についてはアメリカ共通役務庁が設定した日当のガイドラインに基づいて、アメリカ以外の国については米国国務省が設定した日当のガイドラインに基づいて設定しています。


また、同じセクション内で、顧客を接待する際のガイドラインについても、明記してもよいでしょう。ガイドラインには、クライアントを接待する際の安全面での配慮や、会社が負担する費用などを含めると良いでしょう。


支払いと経費精算


規程のこの部分では、出張費用の支払い方法について説明する必要があります。企業全体でまとめて支払われるのか、従業員個人のクレジットカードか、またはその両方の組み合わせによるものか、などです。また、出張者が経費精算のためにどのような書類や領収書を提出すべきか、提出期限や精算までの期間などについても詳しく説明します。


また、出張者が規程外になる選択をした場合など、払い戻しを受けられない場合についても説明しておくとよいでしょう。


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