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飛行機出張に関する規程作成のポイント

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トラベルマネージャーが2018年に抱くかもしれない疑問点は、どのようなものでしょうか。
最新のGlobal Business Travel (GBT) Forecastの中では、飛行機出張に関する規程作成のポイントについて詳しく記載しています。
こちらのリンクからフォームにご記入いただくとGBTレポート全体をダウンロードできます。

以下は規程作成ポイントについての日本語サマリーです。

トラベルマネージャーが2018年に抱くかもしれない疑問点は、企業契約にまだ意味があるのかという点です。たくさんの企業が航空会社と交渉することで恩恵を受ける一方で、交渉のプロセスは長期にわたり、航空会社も企業に対する要求について頑なになっています。

LCCは企業契約を避ける場合が多くあり、問題を複雑化します。さらに契約するかスポットで利用するかという決定により、例えば命令的にするのか、ゆるやかに命令的にするのかなど、規程やガイドラインのトーンや使う言葉に大きな違いを作りだします。その時の一番安い価格を使いスポット利用するというアプローチは、トラベルマネジメント会社(TMC)の交渉レートとコーポレートマイレージプログラムにより強化され、中規模の企業や大きなグローバル企業の2番手の路線に効果があるかもしれません。そのようなアプローチをする場合、多くの会社が"lowest logical airfare(合理的に一番低い運賃)"を選ぶことになります。このことは、出張者に自分たちの選択した航空会社、柔軟な時間枠、あるいは別の空港も含めた中から、一番安い価格を選ばせるということを意味しています。

価格の細分化によって、管理者は、出張者に食事から預け入れ荷物、Wi-Fiまで含めた様々な選択肢から一番価値のある運賃を選ぶように導かなければならないという課題を生み出します。運賃タイプも問題を複雑化します。例えば、基本的なエコノミーであれば魅力的な価格を提供できるかもしれませんが、預け入れ荷物の有無、席の選択権、アップグレードの可否など追加項目は含まれません。部分的にサービス追加をすることにより結局のところ包括的な運賃より高い価格を支払うことになるかもしれません。この辺の論理については、出張規程よりもTMC(トラベルマネジメント会社)やテクノロジーソリューションを使って管理するのが一番でしょう。

従業員の必要条件や規程に従わない場合の結果についても、出張規程で明確にしなければなりません。良い出張規程は、これらのポイントを誘導しやすい形で毅然と明確に記載しています。特に、飛行機に関する規程については、3C-Context (状況)、Clarity(明確)、Consequences(結果)を意識すると良いでしょう。

Context (状況):
コンテキスト(状況)では、持続性、危機管理、評判、従業員の福利厚生、生産性、コスト管理、など全ての情報を記載し、なぜ規程が存在するのかを従業員に伝えましょう。コンテキストを提供することで、従業員が最初の段階からビジョンを理解し、抵抗するのではなく積極的に従う可能性を高くします。

Clarity (明確):
出張規程は明確でなければいけません。出張者は、予約の方法、何を予約すべきか、どのように精算するかを知るという3つの理由から出張規程を確認します。概要とハイパーリンクによって比較的内容を簡潔にし、出張者の質問に対する答えを簡単に捜せるようにします。

Consequences (結果):
このセクションでは規程がどのように管理され、出張者に何を期待し、従わない場合の結果がどうなるのか記載します。ゆるやかなイエローフラッグ(警告旗)のような形で上司からの通知をする方法が好ましいでしょう。予約を許可しないという方法は抜け道の増加につながるリスクがあります。

その他効果的に飛行機に関する出張規程を作成するために考慮する大切なポイントは以下のとおりです:

規程の適合性:
会社の業界、地理的な場所、出張者の人口統計学的な優位性によって、会社が経済サイクルのどの段階に位置しているのか、また、それにより規程をどのようなレベルで作成するのか決まります。シリコンバレーのテクノロジー会社は西アフリカにあるエネルギー会社とは違った優先順位を持っているでしょう。良い人材を採用したり、つなぎとめたりするために、同業者のベンチマークをすることも非常に重要です。

需要マネジメント:
契約レートという観点で、「レモン汁」をできるだけ絞った状態であるとき、全体のコストを減らし価値を高めるための最善の方法は需要マネジメントの梃子を最適化することです。手法としては、規程の意識を高める、規程に反した予約レポートを作成する、特定の都市の組み合わせについて全面的に出張を禁止する(ビデオ会議の利用を促進するため)などがあります。これらは需要マネジメントに誘導されたアプローチの例ですが、規程の中でしっかりと記載すると良いでしょう。

平等または不平等:
出張者はまず自分に許可されている飛行機のクラスを確認することが多いでしょう。事実、従業員は入社前からこの点を確認しています。単に出張規程だけの問題ではなく、平等性に関する会社の理念も大きく影響しているのですが、飛行機のクラスは一番感情的なトピックになるでしょう。
ミレニアム世代は全ての従業員に対する公平性、平等性を好みますが、上層部の出張を多くする人たちは違う視点を持っているかもしれません。その従業員の貢献度や、個々の状況や出張要件によって異なるため、どの会社においてもこのトピックに関して客観的な議論ができないことが問題です。全ての人にファーストクラスの利用を許可できるような幸運な状況以外は感情的になるかも知れません。最終的に出張規程は会社の目標を阻害するものでなく実現するためのものでなくてはなりません。

出張事前許可:
効率的に行えば、出張を事前許可制にすることで、支払いをする前に、予約の段階でコンプライアンスを推進することができます。効率的に行わなければ、煩雑な手続きによる過剰な負担となるでしょう。上司は料金が値上がりする前に事前承認する時間がないかもしれません。現実的な解決策として、金額やリスクの高い予約で規程に従っていないものだけ事前許可を必要とする方法があります。こうすることで、出張者にとっても早くプロセスを進めるために規程に沿った出張をしよう、というインセンティブを与えることになります。

附随的な管理:
機内販売で食べ物を購入することを許可するのは良いですが、その場合、購入金額は、食事手当の1日あたりの限度額に含めると良いでしょう。

混合キャビン:
混合キャビンの利用促進は長距離路線を利用する場合にコスト削減の良い方法となります。例えば、中距離の昼間のフライトであれば、出張者は眠るより仕事をして過ごすので、ビジネスクラスのフラットベッドは高価で贅沢であることでしょう。同じように、出張者のクオリティオブライフ(生活の質)を改善したいと考える会社は、一部のフライトにおいて、エコノミーではなく、プレミアムエコノミーを選ぶのがよいかもしれません。こういったアップグレードは低コストですが、従業員にとっては大きな違いになります。

漏れ:
ほぼ間違いなく一番悪い漏れとは出張者がTMC(トラベルマネジメント会社)を通さずに、直接サプライヤーに予約をしてしまうことです。なぜならこの場合規程を適用する機会を損失するからです。漏れについて把握し、コントロールするために努力をしましょう。予約と支出データを照らし合わせ、出張者と会話し、直接予約をした理由を確認しましょう。

言葉の選択:
言葉の選択に注意しましょう。規程の中では「すべき」と「しなければならない」の間には大きな違いがあります。規程に従わない出張者はその違いを喜んで説明してくれるでしょう。

例外管理:
例外を効果的に管理するために、オンラインとオフライン予約の両方についてグローバル全体で同じ例外コードを使いましょう。



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