出張レポート分析ソフトウェアは、出張管理に役立つ貴重なツールです。支出パターンや傾向を詳細に分析することで、予約や経費精算においてうまくいっている点とそうでない点の根本原因を理解できます。こうした分析結果をビジネスに活かす方法を知ることは、ビジネス全体を成功へ導く鍵となります。では、American Express Global Business Travel（Amex GBT）のプロダクトマネジメントディレクター、キャシー・カプラン氏から、その方法を学びましょう。
企業はなぜ出張に関する報告書を優先的に作成すべきなのでしょうか？
交渉力
航空会社、ホテル、その他の旅行関連業者との全体的な支出をまとめることで、より良い料金交渉を有利に進めることができます。例えば、ある航空会社が自社の事業展開地域に新たな路線を開設したことに気づくかもしれません。これは、出張データを利用して交渉するチャンスです。
根拠の証明
出張データは、出張規程が遵守されているか、プロバイダーとの契約条件が満たされているかを確認するのに役立ちます。Amex GBTのAir Monitorによると、一部の航空会社は、契約書に記載されている利用量の義務を履行していることを示すよう求める場合があります。
危機管理体制の強化
完全かつ一貫性のあるデータを含むレポートにより、出張者の位置情報を把握できるため、緊急時にも容易に連絡を取ることができます。従業員の安全と健康を守ることは雇用主の義務であり、こうした情報は非常に重要です。
予約パターン
概要レポートでは、オンライン予約とカウンセラー経由のオフライン予約の割合が表示されます。この比較によって、オンライン予約を促すリマインダーを送るべきか、それとも予約習慣を変えるための強力なチェンジマネジメント戦略が必要なのかが分かります。
出張におけるオンライン予約とオフライン予約の違いは、どのような影響を与えるのでしょうか？
一般的に、予約者はオンラインで価格差を確認した場合、より安い料金の部屋や航空券を選ぶ傾向があります。電話予約ではそのような比較ができないため、結果的に高額な航空券やホテル料金を支払ってしまう可能性があります。
Amex GBTのレポートツールを利用する企業は、例えばオンライン予約率を70%から80%に引き上げた場合、どれだけのコスト削減が可能になるかといったシナリオ分析を行うことができます。しかし、これは分析結果を活用する方法のほんの一例にすぎません。
他にどのような方法で「もしも」分析を効果的に活用できるでしょうか？
コスト削減は、以下の方法で実現できます。
- 出発の3ヶ月前に購入する航空券を増やす。
- 航空会社やホテルと再交渉して、より安い料金を得る。
- 企業イベント開催地を変更する。
イベントプランナーが目的地を比較分析すると、飛行距離やホテル料金などの要素を考慮し、実現可能で費用対効果の高い目的地を見つけられます。
もちろん、出張計画は常に変更される可能性がありますが、当社のお客様は、運航状況ダッシュボードをご利用いただけます。このダッシュボードは、最近最も多くの欠航や遅延が発生した航空会社と、影響を受けた出張者を把握するのに役立ちます。
ベンチマーク機能を利用するメリットは何ですか？
出張データ分析用に設計されたベンチマークシステムは、コストを業界標準と比較するのに役立ちます。当社のレポートツール「Peer Travel Insights」TMを使用いただくと、業界標準と比較したうえで、基準値を設定し、ベストプラクティスを定義できます。従業員数、出張費、業界などのパラメータを使用して、類似の特性を持つ企業の出張データと比較します。
出張レポートにおける一般的なKPIは何ですか？
規程外の予約
予約の概要データは、出張者がAmex GBTなどの自社指定の旅行会社以外で予約している時期を特定するのに役立ち、コスト削減と出張リスクの軽減につながります。こうした洞察を明らかにすることで、企業は変更管理計画が必要な時期を把握できます。
費用配分
予約と経費精算がソフトウェアに統合されているため、出張予約以外の費用も含めた実際の出張総費用を確認できます。このように全体像を把握することで、費用が出張に適切に対応していることを確認でき、より正確な支出予測を作成できます。
支出効率
レポート作成の優れた点は、さまざまなレベルのデータを利用できることです。部門やコストセンターなどのカテゴリ別にデータを分類できます。例えば、あるチームは1年間に12回も大規模な出張に出かけているのに対し、別のチームは2回しか出かけていないことに気づくかもしれません。
出張費を社内の他部署と比較することで、支出が過剰になっている部分や、コスト削減策を十分に活用できていない部分を把握できます。
未使用の航空券
使用済みおよび未使用の航空券クレジットの金額を示すレポートで、未使用の航空券を管理できます。Amex GBTのスマートテクノロジーにより、払い戻しまたはクレジットが自動的に発行されるため、航空券が無駄になることはありません。
どのような種類の出張報告機能が、チームの業務効率化に役立つのでしょうか？
スピード
多くのクライアントにとって、高いパフォーマンスは重要な要素であり、彼らは正確なデータをオンデマンドで受け取ることが求めています。
予測モデリング
組み込みの機械学習アルゴリズムにより、財務チームは出張費の傾向に基づいて予測を行うことができ、予算編成における推測を排除できます。
アラート機能
一部の企業では、同一便に搭乗できる従業員の人数を定めた出張規程を設けており、その人数を超えた場合に通知を受け取りたいと考えています。また、航空券の価格が上限を超えた場合や、オンライン予約が大幅に減少した場合にアラートを受け取りたいと考える企業もあります。
データ品質は、実用的なレポート作成においてどのような役割を果たすのでしょうか？
正確性、完全性、一貫性は、品質に影響を与える重要な要素の一部です。データ品質が低いと、誤った意思決定につながる可能性があります。
また、出張管理ソフトウェアにおける人工知能（AI）は、予約や経費に関する洞察を提供してくれるという点も覚えておいてください。しかし、AIの性能は、その背後にあるデータの質に左右されます。そのため、ある系列ホテルのデータが一貫性のない表示をしている場合、全体的な支出状況を正しく把握できず、契約交渉に影響を与える可能性があります。
企業が初めてレポート作成ソフトウェアを導入する際のヒントは何ですか？
利用可能なリソースはぜひご活用ください。当社のソフトウェアとサービスをご利用の企業は、ライブおよび録画済みのトレーニングにアクセスでき、「最もリクエストの多いデータポイントは何ですか？」や「なぜ人々はそのデータポイントを見ているのですか？」といったよくある質問にお答えします。これは、当社のすべてのレポートツールにおいて、ユーザーが中心に据えられているからです。
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