コーポレートトラベルマネジメント1.0:さっと振り返る
ローラ・クスト、グローバルプラクティスラインリード、戦略的タレントソリューション、Amex GBTコンサルティング
過去を理解することは、懐かしさのためだけではありません。私たちが行き詰まっているパターンを見極めることが大切です。このシリーズのPART 1「トラベルマネジメントの進化:オペレーションから戦略へ」では、トラベルマネジメントの進展と、その経緯を検証しました。今こそ、なぜ私たちがここに行き詰まっているのか、そして新しいトラベルマネジメント技術を調達するだけでは抜け出すには足りない理由を検証する必要があります。
多くの出張プログラムを持つ組織は、私が「コーポレート・トラベルマネジメント2.0」と呼ぶ時代に囚われています。これはテクノロジーの影響を強く受けています。これらの企業はシステムに多大な投資を行い、チームを訓練し、技術プラットフォームを中心にしたプロセスを構築してきました。今や彼らは行き詰っています。サプライヤーは固定され、業界は固定化されています。そして誰も、どうやってそこから抜け出せるかは分かっていません。
何十年もの間、企業の出張管理は基本的に関係性に基づく機能でした。トラベルマネージャーはサプライヤーと直接交渉し、個人的なつながりを通じて料金を管理し、ネットワークを通じて問題を解決していました。地域レベルではうまく機能しましたが、企業がグローバル化するにつれてモデルは崩れました。50か国と1万人の出張者の間で個人的な関係を築くことはできません。(この時代をより深く探求したい方は、シリーズPART 1「企業トラベルマネージャーの進化する役割」をご覧ください。)
技術はより良い方法を提供してくれました。それは可視性、一貫性、データ駆動型最適化です。そして組織も耳を傾けました。
企業出張管理2.0:テクノロジーのパラドックス
重要性の理由
多くの組織が行き詰まっているのはここで、コストがかかっているのです。Travel Management 2.0について理解が深まるにつれて、多くの企業向け出張プログラム、場合によっては自社のプログラムであっても、なぜ期待通りの戦略的価値を提供できていないのかが明らかになります。
約束
技術提供者や組織は皆、企業の出張プログラム管理を体系化できれば、より効率的で、よりコンプライアンスが高く、戦略的になると信じていました。彼らは論理的にこのように考えました:
技術は手作業のプロセスを自動化する
システムは可視性と監視体制を提供する
規程は規程管理システムを通じて遵守される
トラベルマネージャーは戦略的な仕事に専念できるようになる
紙の上では理にかなっていたのです。
現実:初期の頃
しかし、その後起きたのはこのようなことです。技術は急速に普及したものの、システムの統合は後に続きませんでした。
それぞれの新しいツールは特定の問題を解決するために設計されました。予約エンジンが予約を解決しました。経費システムは経費を解決しました。分析プラットフォームは可視性の問題を解決しました。規程管理システムは規程違反を解決しました。しかし、それぞれのツールは互いにコミュニケーションを取りませんでした。彼らはサイロを壊すのではなく、サイロを作ってしまいました。
出張者はあるシステムで予約し、費用は別のシステムで処理し、データが照合しませんでした。規程管理システムは予約をブロックしますが、出張者はシステム外で予約することは可能です。分析プラットフォームはコンプライアンスの問題を報告しますが、それを自動化して防ぐ方法はありませんでした。
トラベルマネージャーたちは、ますます複雑化する分離されたシステムのエコシステムを管理することになりました。彼らは戦略的パートナーではなくシステム管理者になってしまいました。
多少の進展はあったものの、まだ十分ではありません。
時間が経つにつれて、改善が見られました。出張予約データやカード取引は、自動照合のための経費管理ツールに入力されています。人事データから法人カードの発行や解約の手続きをします。統合問題はすこし改善されました。
しかし、それでも完璧ではありません。データの流れは完璧ではありません。例外は依然として手動の介入が必要です。統合を念頭に置いて再構築するのではなく、断片化された基盤の上に統合作業を追加しました。
運用上の負担:データが明らかにするもの
Amex GBT Consultingの同僚たちと私は興味を持ちました。私たちは、出張管理がどれほど運用的に重くなっているのかをより深く理解したかったため、Travel Program Futures調査を実施し、財務、調達、人事、出張管理の74人の出張関連意思決定者から意見を収集しました。調査結果は示唆に富み、現代の出張管理の多面的な性質と、トラベルマネージャーの時間の使い方と彼らが望む時間の使い方との間にギャップがあることを明らかにしました。
ギャップの理解
現在どのように時間を割り当てているか尋ねられた際、トラベルマネージャーは以下のことにほとんどの時間を費やしていると報告しています:
出張者からの日々の問い合わせに対応
出張者の利便性を向上させるためのオンライン予約ツールの設定
サプライヤーとの関係継続、予約システムにおけるサプライヤー料金の管理
プログラム報告、コンプライアンス、最適化(戦略的作業)
戦略的な出張者のフィードバック収集とコミュニケーション(積極的な戦略的作業)
しかし、どのようなことに重点をおいて時間を過ごしたいか尋ねると、このリストはまったく逆転します。戦略的な作業はやりたい作業のトップへ進みます。日々の火消し作業はリストの一番下に移動します。
システムトラップ
トラベルマネージャーは依然として、予約ツール、経費プラットフォーム、分析ダッシュボード、規程管理など、さまざまなシステムを習得することが求められています。それぞれが独自のロジックとインターフェースを持っています。
システムは問題を解決するはずなのに、実際には報告しかしていません。規程管理システムが違反を指摘しますが、トラベルマネージャーは手動で調査し解決します。分析プラットフォームはトレンドを示しますが、トラベルマネージャーはそれにどう対処すべきかを考えます。
規程遵守は依然として、根幹となる企業文化の醸成と、的確なメッセージ発信が不可欠です。出張者は、出張中に起こりえる個々の問題が規程遵守よりも高コストと感じる場合、システム外で予約します。
人的コストとビジネスコスト
出張マネージャーは業務に忙殺され、燃え尽きてしまっています。彼らの役割は運用上重く、戦略的には軽いものです。これらの優秀な専門家はシステムの管理に忙しく、新しいスキルを身につける余裕がありません。若い才能を指導する人がいません。
調査では、78%のトラベルマネージャーが長期的な戦略目標と日々の業務の両立に苦労しており、そのうち59%が「困難」、19%が「非常に困難」と答えています。
財務的影響は大きく、運営の非効率はコストの上昇を招き、戦略的監督の欠如はコストの損失を生み、快適さの少ない出張はコンプライアンスの低下につながり、柔軟性のないプログラムは事業部門に摩擦を生み、人材の入れ替わりは関係性を崩します。
戦略的な機能にお金を払っているのに、運用的な機能しか得ていません。
現在の状態:過去と未来の間に挟まれている
私たちは重要な瞬間にいます。過去10年間にわたり出張管理を支えてきたシステムやプロセスは限界に達しつつあります。しかし、これは危機ではなく、チャンスです。
変換点
トラベルマネジメント2.0は安定性と可視性をもたらしましたが、同時に摩擦も生み出しました。
この瞬間を認識し行動を起こす組織は、運用上の制約から解放され、戦略的価値を解き放つ立場にあります。
そうでない企業は、業務の簡素化や実際のビジネス影響を推進するために必要な統合や近代化を得られないまま、ますます複雑化するシステムを管理することになります。
変化が訪れています。あなたの組織はそれをリードするのでしょうか、それともそれに従うのかでしょう?
立ち止まっている代償
問題はこうです:経験豊富な出張の専門家は成功するために新しいスキルを必要としているのに、現在の業務管理に忙しくてそれを身につける余裕がありません。若い才能がこの分野に入るには、技術の習熟、データリテラシー、戦略的思考など異なるスキルが必要ですが、効果的に指導する人がいません。優秀な人材は未来を築くのではなく現状維持に縛られています。
一方で、企業向け出張プログラムを進化させてきた組織は前進を遂げています。彼らは、その役割が戦略的と見なされているため、より良い人材を引きつけています。彼らはより良い料金を交渉しています。彼らはビジネスをより効果的に支えています。
問題は組織が進化するかどうかではありません。競合他社より先に進化できるかどうかが重要です。
段階的な改善を超えて進む
今日の組織が直面している課題は、誤った判断の結果ではなく、出張管理の進化の自然な結果です。特定の問題を解決するためにポイント解答が追加されました。システムは層状に重なっていました。トラベルマネージャーは適応する熟練者となりました。しかし、この方法には限界があります。
段階的な改善ではそこに到達できません。企業出張プログラムの運営方法を根本的に見直す必要があります。
トラベルマネージャーの現在の現実と理想の状態とのギャップは、単なる時間管理の課題ではなく、組織最適化の重要な未開拓の可能性を示しています。しかし、自由になるには多くの組織が十分に理解していないことを理解する必要があります。それは、出張管理は孤立して存在するものではないということです。
今後の展望:エコシステムの理解
調査で注目すべきことが明らかになりました。トラベルマネージャーの81%が従来の出張業務を超えて複数の業務を監督しており、そのうち57%は会議やイベント、経費、支払い、リスク、フリートなど3つ以上の異なる業務を管理しています。
出張管理は単なる出張の問題ではありません。調達の問題、財務の問題、人事の問題、そしてオペレーションの問題が同時に起こっています。トラベルマネージャーは、競合する優先事項、異なる成功指標、異なるステークホルダーの交差点に立たされています。
この行き詰まりから抜け出すためには、トラベルマネージャーは問題の全容を理解する必要があります。このシリーズのPART 3では、そのエコシステムをマッピングします。企業向け出張プログラム管理が交差点に位置する4つの重要なビジネス機能を探っていきます。私たちは、トラベルマネージャーが日々直面している不可能なバランスの取り方を見ていきます。
状況を改善するためにはまず理解することから始めましょう。
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