ローラ・クスト、グローバルプラクティスラインリード、戦略的タレントソリューション、Amex GBTコンサルティング


この記事は「トラベルマネジメントの進化:オペレーションから戦略へ」という4部構成のシリーズの最終回です。第1部では、出張管理の進展と、私たちがここに至るまでの経緯を検証しました。第2部では、なぜ多くの組織が出張管理の悪循環に縛られ進歩を妨げられているのかを探りました。最新の第3回では、出張管理者が直面する複雑なエコシステムを整理しました。そこには、利害の対立する4つのステークホルダー間の調整、消費者向けサービスと同様の体験へと変化した出張調達のあり方、そしてこの役割が伴う業務上の負担などが含まれます。
今度は、それがあなたの組織にとって何を意味するのかを定量化する必要があります。


時間配分問題
2025年9月、Amex GBTコンサルティングは、企業向けトラベルマネジメントのクライアント74名にアンケートを行い、彼らの真の考えと将来に向けて期待すべきことを把握しました。ある質問では、出張管理者に自分の時間の使い方をランキングしてもらいました。その結果は、運用過多の状況を明確に示し、運用責任と戦略的な出張プログラム管理とのギャップを浮き彫りにしています。


現在の時間配分(最も長い時間から最短までの順):


1. 出張者からの実務的な問い合わせ対応
2. 出張者体験を向上させるための出張予約システムの管理
3. 出張関連サプライヤーと予約システム内のコーポレート料金管理
4. 出張データレポーティングと分析、規程遵守、最適化(戦略的業務)
5. 戦略的な出張者のフィードバック収集とコミュニケーション(積極的な戦略的作業)


しかし、どのように時間を使いたいか尋ねると、リストは完全に逆転します。


理想的な時間配分:


1. 戦略的な出張者のフィードバック収集とコミュニケーション
2. 出張データレポーティングと分析、規程遵守、最適化
3. 出張関連サプライヤーと予約システム内のコーポレート料金管理
4. 出張者体験を向上させるための出張予約システムの管理
5. 出張者からの実務的な問い合わせ対応


現在の現実と理想の状態の間のギャップは、単なる時間管理の課題ではありません。これは組織最適化において、未開拓の可能性があることを示しています。


出張管理者ができること
もし出張管理者が戦略的な仕事に集中する時間があれば、何が変わるでしょうか?


調査では、回答者にプログラム目標の実行能力を最も高める変更点を尋ねました。その結果は、出張管理者が何を切望しているかを明らかにしています。パーセントで示すと、彼らが大きな影響を与えると言ったのは以下の通りです:


ツールやプロセスの自動化　78%
戦略的イニシアチブを指揮する能力向上　65%
出張データの可視性とインテリジェンスインサイトの拡充64%


このリストにないものは何でしょうか：新しいツールです。出張管理者は、追加の新しいトラベルマネジメントシステムやトラベルマネジメント技術を求めているわけではありません。彼らは戦略的な作業、つまり彼が求めるのは新しいツールではなく、実際に出張プログラムの最適化を推進する仕事に時間と資源を求めています。


機会損失費用
これは現実世界でどのような意味でしょうか?


もし出張管理者がほとんどの時間を出張管理オペレーション業務に費やし、戦略的な作業にほとんど時間を割いていないとしたら、次のような機会を逃しています。


より良いサプライヤー料金の交渉:戦略的なサプライヤー管理は大幅な節約につながる可能性がありますが、出張管理者は時間とデータ分析の時間を捻出する必要があります。


プログラム設計の最適化:適切に設計された出張プログラムは摩擦を減らし、コンプライアンスを向上させ、コストを削減します。しかし、それらを設計するには戦略的思考が必要で、運用業務に圧倒されているとその時間を捻出することは不可能です。


出張者体験の向上:より良い体験は出張規程の遵守率を高め、規程外支出の削減を促します。しかし、経験の向上には、反応的な消火ではなく、積極的な戦略が必要です。


ビジネスパートナーシップの構築:出張管理者はビジネスユニットの戦略的パートナーとなり、出張費の最適化や成果向上を支援することができます。現状ではその代わりに、苦情や規程外出張に対応しています。


先行している組織――第2部で触れた組織――はこの点を理解しています。彼らは運営負担を軽減する方法を見つけ出し出張管理者が戦略に集中できるようにしています。そしてその結果は自らを物語っています。人材の質、出張プログラムの改善、そしてビジネスの成果の改善です。


今後の道筋:組織が今何をしているのか
私たちの調査にはAI導入準備度に関する質問が含まれていました。その結果、組織がトラベル技術の近代化が不可欠であることを認識し始めていることが示されています。


革新的層(22%):解決策を形成するためのパイロットプログラムに積極的に参加しています
早期導入層(27%):初期パイロット終了後に導入準備が整っています
アーリーマージョリティ（前期追随層（26%):実証された利益を待ってから実施します
遅すぎる過半数(12%):業界のROI検証を待っています
乗り遅れ層(14%):業界標準を待っています


回答者のほぼ半数(49%)は革新的層または早期導入層であり、変革の必要性を認識し迅速に動く意欲のある組織です。これらの組織は、段階的な改善では効果がないことを理解しています。彼らは出張運営管理の根本的な見直しを必要としています。


問題は、あなたの組織がどのグループに属しているかということです。


成功の三大要因
私たちの調査では、実際に何が状況を動かすのかについて明確な合意が得られました。成功の重要な要因として浮上した3つのカテゴリーがあり、65%以上が高インパクトの解決策と評価しています。


1. ツールやプロセスの自動化強化
自動化は運用負担を軽減する最も直接的な道です。ツールやプロセスが自動化されると、出張管理者は手作業に費やす時間を減らし、戦略により多くの時間を割くことができます。これが出張管理者の時間を解放するための最大の手段です。


2. 戦略的イニシアチブのための能力向上
これが究極の目標です。出張戦略を戦術的な機能から戦略的なビジネスレバーへと引き上げることです。出張管理者は、プログラム設計、サプライヤーとの関係、ビジネスパートナーシップについて戦略的に考えるための時間とリソースを必要とします。その能力を持つと、プログラムのパフォーマンスは劇的に向上します。


3. データとインテリジェンスの拡大
出張管理者は戦略的な意思決定を行うために、より良いデータと分析を必要としています。支出パターン、出張者の行動、サプライヤーのパフォーマンス、プログラムの成果に関するリアルタイムの洞察にアクセスできることで、より賢明な意思決定をより迅速に行えます。これが、出張管理を受動的なものから積極的なものへと変える要因です。


要するに、なぜこれがリーダーシップにとって重要なのかご説明します。
もし出張管理者がほとんどの時間をオペレーション業務に費やしていると、あなたは資金を逃し、サプライヤー交渉、出張プログラムの最適化、出張規程のコンプライアンス改善、ビジネスパートナーシップに関する機会を逃してしまいます。


それよりも、才能を燃え尽きさせている。圧倒され、自分の才能が十分に活かされていないと感じた出張管理者は最終的に辞めてしまいます。そしてそうなれば、組織的な知識、サプライヤーとの関係、プログラムの継続性を失います。


出張プログラムを進化させている組織は、より多くのトラベル技術を導入することでそれを行っているわけではありません。彼らは、トラベルマネジメントの仕組みを根本的に見直すことで実現しています。つまり、業務の自動化、出張管理者の戦略への投入、そして成功に必要なデータとリソースを提供することです。


コンサルティングがどのように役立つかをご紹介します
もし組織が出張管理の進化が必要だと認識しているなら、一人で解決する必要はありません。


アメリカン エキスプレス グローバル ビジネス トラベル コンサルティングでは、戦略的タレントソリューションを専門とし、組織が出張プログラムを変革するのを支援することを専門としています。私たちは企業と協力して以下の取り組みを行っています:


現状を評価する:組織がどのような現状にいるのか、何がうまくいっているのか、何が足かせになっているのかを理解するお手伝いをします
未来の現状を設計:適切な人材、プロセス、技術を活用して出張管理がどのように機能するかを再構築します
ギャップを埋める:アウトソースされた出張管理サービスと戦略的ガイダンスを提供し、その目標に到達するお手伝いをします


チームが戦略に集中する間、運営業務を担当する暫定的な人員、プログラム再設計のための戦略的コンサルティング、またはこの新しい出張管理時代を導く継続的なパートナーシップなど、私たちは専門知識と経験を備えてお手伝いします。


あなたの出張プログラムで何が可能かについて話しましょう。