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ビジネストラベルマネジメント(出張管理)やプロキュアメント(調達・購買)サービスのアウトソーシング: そのメリットとは?

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出張管理は簡単ではありません。旅行業界は常に成長と進化を続けているので、旅行業を専門としていない企業にとって、最新技術や販売経路、デジタル機器など、旅行業界において広く利用され、エンドユーザーの行動にも影響を与えるすべての関連する事柄について常に内容を熟知していることは難しいのです。そのため、出張管理業務の一部あるいは全てをビジネストラベルマネジメント(出張管理)専門の会社へアウトソース(外部委託)する企業が増加しています。

多様化が進み常に変化し続けるリクエストひとつひとつに対して自社で対応し続けることに労力を使うのではなく、業務をアウトソースして付加価値のついたサービスを受け、自分たちの得意とするコア事業に集中するということは、企業にとって効果的な選択肢になりえます。シンプルなソーシングプロジェクトを部分的にアウトソースする企業もあれば、出張管理全体またはプロキュアメント(調達・購買)全体をアウトソースする企業もあります。まずは現行の出張プログラムを分析し、投資に対するリターンを得られる機会を洗い出すためのアセスメントを始めることをお勧めします。

アウトソースはコスト面が一番のハードルだと考える企業もあるかもしれませんが、実際のところアウトソースにより費用対効果を高めることができますし、多くの企業においてアウトソースは成長プランの一部となっています。アウトソースの根拠を上手く示すには、プロセス改善や革新的な解決策、低い労働コストでより良い品質、最高レベルのサプライヤープログラムなど、アウトソースによって削減可能な金額やその他の利点を説明する必要があります。

企業にとっては、プロセスやプロジェクトのコントロールを失うことをアウトソースのデメリットとして考えているかもしれませんが、そうではありません。最先端のテクノロジー、ベンチマーク、最良の方法について経験のあるコンサルタントが定期的に企業担当者にアップデートすることで、企業側の迅速な意思決定につながります。

アウトソースすることによって、短期的には混乱を起こす可能性はありますが、最終的には企業のより大きな目標を達成するために必要な変化を企業側が受け入れる準備ができているかが成功の鍵となります。スムーズに移行を行うために、会社全体での認識レベルをあげるよう明確で継続的なコミュニケーションをとること、また、出張者の行動変化のサポートや目的達成のためのプロジェクト進捗に対するフィードバックを共有することは、重要な点です。


ビジネストラベルマネジメント(出張管理)におけるアウトソースがどのように機能するかよりわかりやすくするために、事例をご紹介します。

事例1 : 企業A(医療テクノロジー会社)は、人件費削減と、コア事業に集中することを目的とし、出張管理業務を完全にアウトソースしました。関係部署やサプライヤー管理、ソーシング、最適化、コンプライアンス向上とオンライン予約利用率増加を重点的に取り組むことを役割とするトラベルマネジャーがアウトソース先の会社から配属されました。


    結果:
  • - ホテルおよび陸上交通手段を含む様々な分野にわたるコスト削減
  • - より合理化したプロセスの作成、コンプライアンスの向上、オンライン予約の増加

事例2: 企業B(化学工業会社)は、グローバルおよび地域レベルで出張に関するプロキュアメント(調達・購買)サービスをアウトソースしました。交渉窓口の一本化と強化、さらに人件費削減のため、外部へ委託する業務範囲はソーシング、プログラム管理、サプライヤー管理まで含まれました。アウトソース先の分野ごとの担当マネージャー(飛行機・ホテル・陸上交通手段)は、KPIを元に作成されたレポートをもとに出張者の行動をモニターし、定期的な入札やサービスクオリティと契約履行の状況について、主なサプライヤーとのレビューミーティングを実施しました。


    結果:
  • - 出張自体と提供されるサービスのクオリティを改善するために必要とされる変化とそのアクションプランを作成するた

    め、全ての情報が共有、協議され、クライアント企業内部の出張管理部門と積極的で建設的なコミュニケーションが取られました。

  • - クライアントは短期的および長期的なコストを削減に成功しました。


  • 事例3: 企業Cは、充実したホテルプログラムが存在していないことに気づきましたが、社内に専門の人材がいなかったため、入札の実施方法が分かりませんでした。そこで、外部から専門の人材をプロジェクトベースで採用し、ホテルプログラムの交渉および最適化を依頼することにしました。

    結果:出張の質を改善すると同時に、数字目標も達成することができました。

    ビジネストラベルマネジメント(出張管理)プログラムの一部、あるいは全てのアウトソースを検討しませんか?私たち、American Express Global Business Travelのグローバルビジネスコンサルティングサービスチームは、お客様のニーズに応えるソリューションを提供しています。


    原文はこちらからご覧ください。


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