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「日本における出張管理の実態調査に関する報告書」
ダイジェスト版

shutterstock_203752900.jpg 昨年夏に実施しました「出張管理の実態調査」の報告書が完成いたしました。ご多忙中にもかかわらず、ご回答のお時間をいただいた皆様、誠にありがとうございました。おかげ様で、貴重なご意見がたくさん集まりましたこと、重ねてお礼を申し上げます。
報告書の概要につきましては、以下をご覧ください。

さらに詳しい資料をご希望の方、ご質問等ある方は、こちらのフォームのお問い合わせ内容欄に「報告書送付希望」またはご質問の内容を記載いただき、送信ください。折り返し資料等を送信させていただきます。

「日本における出張管理の実態調査に関する報告書」ダイジェスト


ここ数年、日本企業のグローバル化に伴い、日本の出張管理をめぐる動きに大きな変化が起きつつある。「とりあえず安く出張手配ができればよい」という従来の出張管理に対する考え方が少しずつ変化し、出張手配データを包括的に蓄積・分析して管理しようとする企業が徐々に増加してきている。また、出張管理に資するツールや航空会社・ホテルなどとの交渉による自社独自の契約レートなどの導入にも、ようやく注目が集まりつつある。

アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行は、日本での出張管理の現状と課題を把握するために、日本の企業における出張管理担当者等に対して2019年6~8月に「出張管理に関する実態調査」をアンケート方式で実施した。本報告書は当該調査結果をとりまとめたものである。

アンケート回答依頼は「上場企業」「出張費用7,000万円以上かつ海外5拠点以上の未上場企業」の「人事部門」「総務部門」「財務・経理部門」「出張管理担当者」に対して行い、アンケートにおける質問項目は(1)出張管理主管部門、(2)予約手配依頼先、(3)導入ツール、(4)出張規程内容、(5)出張規程外予約手配、(6)データ活用、(7)今後の課題、の7分野あり、合計26問の質問に対して全問回答した128件を有効回答としている。

(1)出張管理主管部門について

      ✔ 総務部門、人事部門が主管部門となることが多い
      ✔ 特定部門が単独で管掌することは少なく、財務・経理部門などを含め複数部門が関与
      ✔ 外資系企業で多くみられる購買部門が主管している企業は少ない

図3ワードから.PNG

(2)出張手配依頼先について
海外出張:

      ✔ 出張費用規模が大きいほど手配依頼先を1社に集約している割合が高い
      ✔ 出張費用規模が小さい回答者群ほど複数の手配依頼先が認められており、出張者自身による直接予約割合も高い

国内出張:
  ✔ 出張費用規模に関わらず出張者自身の直接予約割合が高い
図5ワードから.PNG

(3)出張手配・管理関連ツールの導入状況について

      ✔ 「事前承認」「経費精算」ツールの導入率が高い
      ✔ 出張費用規模が大きいほど「オンラインブッキング」「危機管理」ツールの導入率が高い
      ✔ 出張費用規模が一定以上になると、ツールの「自社開発」から「他社開発」のツール導入へシフトする傾向がある

図7ワードから.PNG

(4)出張に関する規程について
海外出張:

      ✔ 航空券については「役職別」での利用制限、ホテルについては「役職別」と「都市・地域別」での利用制限の設定

    を行っている企業が多い

      ✔ 出張費用規模の大きい企業ほど、航空券の最安値利用義務付・推奨を規程に取り入れている割合が高い
      ✔ 出張費用規模の大きい企業ほど、会社指定ホテルの利用義務付けまたは推奨を実施
    国内出張:
      ✔ 海外出張に比べて、規程による利用サプライヤー指定の義務付けや推奨割合は低い
      ✔ 宿泊に関する利用金額上限設定は、海外出張に比べて実施割合が高い

図11ワードから.PNG

(5)規程外手配への対応について

      ✔ 上司・承認者による対応・管理が中心
      ✔ 出張規模が小さい企業ほど、旅行会社の対応・管理機能の活用割合は低い
      ✔ 規程外手配削減策として、出張者および上司・承認者への社内啓蒙活動を重視

図15ワードから.PNG

(6)データ活用について

      ✔ 出張費用規模が大きい企業ほど、「危機管理」「企業レート取得」「規程遵守率向上」のためのデータ活用を行っ

    ている

      ✔ 出張費用規模が小さい企業ほど、データの「未利用」「未収集」「不明」とする回答が多い

図23ワードから.PNG

(7)改善すべき課題について

      ✔ 「事前承認」「経費精算」プロセスについての課題意識が高い
      ✔ 出張費用規模が大きい企業ほど、出張者が関与するプロセス(事前承認-オンラインツール導入―支払-

    経費精算)について、改善の必要性を強く認識している

      ✔ 出張費用規模が中程度の企業が、出張管理における課題(データ蓄積・分析・規程見直し)について最も強く

    改善の必要性を認識している

      ✔ 課題解決のために出張管理に関する専門的知識を有する人材に対するニーズが高い
図34ワードから.PNG

まとめ
今回、実施した実態調査から浮かび上がる日本における出張管理は、「複数の購買チャネル(出張者自身による予約を含む)」での手配による出張データの散在、「複数の部門」による管理責任の分散と「上司・承認者」による現場レベルでの規律統制への依存、とみえる。
一方、外資系グローバル企業における出張管理は、「1つの購買チャネル」での手配による「出張データの一元管理」、「トラベルマネージャー」による管理責任の集中と「旅行会社」を活用した手配現場での規律統制、といえる。外資系グローバル企業型の出張管理を取り入れたい企業にとって自前での専門的人材の育成・調達が1つハードルとなっているが、専門知識を有するトラベルマネジメントカンパニー(TMC:Travel Management Company)の手を借りることも選択肢の一つと言えよう。

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